淮北市人力資源服務(wù)有限責(zé)任公司
檔案管理制度
一、目的
為規(guī)范檔案管理,保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性,發(fā)揮檔案材料的作用,特制定本管理制度。
二、范圍
本制度適用于公司文件登記、整理、保管、借閱等各個環(huán)節(jié)的管理工作。
三、職責(zé)
3.1 行政人事部為檔案管理的歸口部門,負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作。
3.2 各部門負(fù)責(zé)收集文件資料,按制度時間及時歸檔。
四、內(nèi)容
1、 納入檔案管理的范圍
1.1 公司《營業(yè)執(zhí)照》、《勞務(wù)外包許可證》、《人力資源服務(wù)許可證》、《銀行開戶許可證》、《機構(gòu)信用代碼證》等證照。
1.2 公司公司章程、公司章程修正案、股東會議決議、公司管理制度、公司年度總結(jié)、審計報告、會議紀(jì)要、通知等。
1.3 各類登記表、審批表、備案表、公司有關(guān)證照資質(zhì)年審上報材料等。
1.4 公司員工、勞務(wù)外包員工、崗位外包員工等人事檔案等。
1.5 各類經(jīng)濟合同、協(xié)議書、意向書、約定書和各種對外文件范本等。
1.6 各類登記臺賬、交接單、簽收單等;
1.7 財務(wù)原始憑證等
1.8 其他重要資料等。
2、文件檔案的管理
2.1 公司制度、通知等進行編號,經(jīng)傳閱后進行歸檔保存,以備隨時查閱。
2.2 業(yè)務(wù)項目完成后一周內(nèi),負(fù)責(zé)人或其指定的專人按歸檔要求,將本項目文件檔案形成完整的文件盒歸檔。
3、文件檔案保管方式
3.1 公司紙制文件保管要求按類別裝盒,按照文件內(nèi)容列出明細(xì)表。如果一個文件盒容納不下,可形成多個文件盒。文件夾的外面貼好標(biāo)識,注明項目名稱、編號。編號為 2020—01 XX 公司,前面為年月,后面為外包公司名稱。
3.2 文件盒在文件柜中劃定固定位置,按編號的順序排列歸檔管理。
3.3 檔案日常按分類歸各部門具體負(fù)責(zé)管理,定期歸檔交由行政人事部管理。
4、文件資料的借閱
4.1 文件柜由行政人事部保管,查閱文件后要按原來順序重新歸位。如需查閱文件或復(fù)制資料,須經(jīng)行政人事部登記。
4.2 公司員工外出需要攜帶文件原件,由本人經(jīng)行政人事部登記后方可借出,文件完整歸還后備注返回日期。
4.3 借閱文件用完后要及時歸還,一般不得超過一周。如果去外地公出攜帶文件原件,歸還日期可根據(jù)出差日期而定,公出結(jié)束上班后 3 日內(nèi)歸還。保管人員有權(quán)催促借閱者及時歸還文件。
5、文件資料的保管期限
公司文件保管期為永久、長期和短期三種,長期為 5-10 年,短期為 5 年以下。證件類等為永久;剩余視具體情況而定。
6、其他
6.1 正在辦理過程中的各類業(yè)務(wù)沒有結(jié)論性意見,或未完成審批過程形成的材料(如只參加工傷保險的勞動合同、正在辦理工傷申報、傷殘等級鑒定、各項待遇審批表、尚未處理的勞動爭議材料等)由業(yè)務(wù)部門管理。
6.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中經(jīng)常使用的《工資手冊》、《失業(yè)保險手冊》、《各類銀行業(yè)務(wù)回單卡、查詢卡、收款卡》、《發(fā)票認(rèn)購簿》、《發(fā)票》等由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理。
6.3 建立原始憑證移交簽收制度,對于不符合要求的原始憑證行政人事部有權(quán)拒絕接收,待符合要求后辦理移交手續(xù)。
6.4 已經(jīng)入檔的原始憑證原則上不得帶出檔案室,對于辦理業(yè)務(wù)使用頻率較高,經(jīng)常需要提供有關(guān)原始憑證復(fù)印件的各業(yè)務(wù)部門要做好留存復(fù)印件的準(zhǔn)備。
6.5 公司所有文件每年年底進行一次清理工作,要求全體員工參加,包括個人保管的文字資料都要進行清查,該歸檔的辦理歸檔手續(xù),該銷毀的統(tǒng)一處理。清查的重點是無效文件,避免其給工作造成不必要的錯誤。
6.6 公司所有文件每年年底進行一次清理工作,要求全體員工參加,包括個人保管的文字資料都要進行清查,該歸檔的辦理歸檔手續(xù),該銷毀的統(tǒng)一處理。清查的重點是無效文件,避免其給工作造成不必要的錯誤。
7、處罰
公司各部門若未及時歸檔上交的,經(jīng)行政人事部催交仍無理由拖延不交的,處以50 元/次罰款;凡借閱未及時歸還的,經(jīng)行政人事部催交仍無理由拖延不還的,處以50 元/次罰款;凡借閱遺失或泄露商業(yè)機密者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
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